今天分享的是：2025深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南
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深圳发布2025版建设工程档案管理指南 规范全流程归档移交
近日，深圳市住房和建设局、深圳市城市建设档案馆联合发布《2025深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南》（以下简称《指南》），从责任划分、文件质量、整理规范到验收移交，构建了覆盖建设工程档案全生命周期的管理体系，为深圳建设行业档案规范化管理提供了清晰指引，也为城市建设历史资料的留存与追溯奠定基础。
明确责任主体：全链条压实档案管理职责
《指南》首次明确“建设单位为档案管理第一责任主体”，打破了以往档案管理中责任模糊的问题。建设单位需统筹工程全周期档案工作，不仅要在工程招标及合同签订时，明确勘察、设计、施工、监理等参建单位的档案收集职责——包括文件内容、编制套数、质量要求及移交时间，还要在开工后15天内登录“城建档案服务平台”，完成工程信息填报并为参建单位开通管理权限，实时监督文件上传进度。
参建单位也需承担相应责任：勘察、设计、施工、监理单位需对各自形成的工程文件真实性、完整性负责，在竣工验收前完成文件整理立卷并移交建设单位；实行总承包的项目，总包单位需汇总分包单位档案，无总包的项目则由各承包单位直接向建设单位移交。这种“第一责任+分工负责”的模式，确保了档案从形成到归档的每一环都有主体把控。
展开剩余82%归档文件：范围全覆盖，质量严标准
《指南》对归档文件的范围和质量提出了精细化要求，覆盖工程建设全流程。从工程准备阶段的立项批复、建设用地规划许可证，到监理阶段的监理规划、旁站记录，再到施工阶段的隐蔽工程验收记录、材料检测报告，以及竣工后的竣工图、验收报告，均被纳入归档范畴，其中房屋建筑工程与市政工程的具体归档范围还分别通过附件细化，避免遗漏关键文件。
质量方面，《指南》强调“原件优先”，所有归档纸质文件需为原件，字迹需使用耐久性材料，符合国家《信息与文献档案纸耐久性要求》，避免褪色或腐蚀；竣工图作为工程最终样貌的核心记录，编制要求更为严格——无变更的施工图经复核后加盖竣工图章即可使用，有变更的需标注变更依据，重大变更则需重新绘制，且所有竣工图均需加盖50mm×80mm的红色竣工图章，明确施工、监理单位相关责任人及编制日期，确保“图实相符”。
文件整理与数字化：规范流程，适配数字时代
在文件整理环节，《指南》给出了可落地的操作规范。组卷需遵循“自然形成规律+专业特点”，按工程准备、监理、施工、竣工图、验收等类别分组，多单位工程的项目还需按单位工程单独组卷；卷内文件排列有明确顺序，文字材料在前、图纸在后，同一事项的批复与请示需按“批复在前、请示在后”排列，确保逻辑连贯。
数字化是此次《指南》的一大亮点。建设工程需同步形成电子档案，纸质档案扫描件需采用彩色扫描，文字材料分辨率不低于300dpi，图纸不低于200dpi，格式为JPEG或PDF；原生电子文件（如电子竣工图）若加盖合法电子签章，可无需移交纸质档案，实现“单套移交”。对于采用BIM技术的项目，BIM竣工模型需与竣工图一致，按“SZ-IFC”格式归档，确保数字化档案的可用性与关联性。
声像档案作为工程可视化记录，也有专项要求：照片需用专业设备拍摄，像素不低于2000万，避免合成或添加文字；录像分辨率不低于1920×1080，重大活动需保留同期声；所有声像文件需按“题名+采集日期+采集人”的格式命名，确保可追溯。
验收与移交：流程简化，时限明确
为避免档案验收与工程竣工验收“脱节”，《指南》将档案验收融入工程验收流程：建设单位在工程竣工验收时，需同步组织参建单位验收档案，完成电子档案上传并形成《深圳市建设工程档案验收报告》，再提请城建档案管理部门进行专项验收。若验收时部分文件尚未形成，建设单位可签订告知承诺书，承诺3个月内补齐，兼顾效率与合规。
移交环节，建设单位需在工程竣工验收备案前，向城建档案管理机构移交全套档案，包括纸质档案与电子数据（含声像文件、CAD竣工图、BIM模型等）。电子档案主要通过“城建档案服务平台”在线提交，市政工程的竣工图与BIM模型则需额外用蓝光光盘离线移交；纸质档案采用预约制线下移交，移交时需提交包含案卷目录、法人授权委托书等内容的移交书，办结后由档案馆出具移交凭证，确保档案移交“有据可查”。
落地保障：失信惩戒+便捷服务
为确保《指南》落地，《指南》明确了惩戒措施：建设单位未按规定移交档案的，将被依法责令整改，拒不整改的纳入失信记录并予以行政处罚，形成有效约束。同时，《指南》也提供了便民服务，所有附件模板（如卷内目录、档案自检记录表）均可在“城建档案服务平台”或深圳市住建局官网下载，降低企业操作成本。
此次《指南》的发布，不仅填补了深圳建设工程档案管理的细节空白，更通过数字化、流程化的规范，适配了现代城市建设的管理需求。对于建设行业而言，明确的档案管理标准可减少后期整改成本；对于城市发展而言，完整、准确的工程档案将成为城市规划、维修改造的重要依据，助力深圳建设工程管理向精细化、规范化迈进。
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